現場で使えるビジネス文章術48++　－その２－
簡潔明瞭な文書の作り方

特に報告文は簡潔明瞭であることが求められますが、いったいどうすれば簡潔な文書になるのでしょう？
どこに配慮すれば明瞭な文書になるのでしょう？

まさに「言うは易く行うは難し」ですね。

次のことを意識すれば、自動的に簡潔明瞭な文書を書くことができます。

【読み手は誰か】
ビジネス文は、読み手を特定することができます。
直属の上司であることが多いでしょうが、同僚、他部署の社員、社外の得意先、お客様のこともあるでしょう。

誰が読むかは分からないと思える場合も、読むべき相手はいるはずです。
読むべき人以外が読むこともありますが、意識するのは、読むべき人のことだけです。

【読み手との共有情報は何か】
ある状況を報告する文書を例に説明します。
その読み手の知っていることは、これから書こうとする文書に記載することはありません。
文書の流れから言って、必要と思えることでも、もし読み手が既知の情報であれば、書く必要がないのです。
形にとらわれて、ついつい書いてしまいがちですが、「書く必要はない」のです。

【読み手に何をしてほしいのか】
これは、書こうとする文書に書く場合と書いてはいけない場合があります。
その文書を読んで行動を起こしてほしいときは、書かなければいけない場合です。
その文書を読んで自分のことを理解してほしいときは、書いてはいけない場合です。

どちらの場合でも、書く前と構想しているときと、書いているとき、どの段階でも、このことを意識して書きます。

上記の３つを意識して、文書をまとめれば、簡潔明瞭な文書が自動的にできあがります。