現場で使えるビジネス文章術48++　－その３－
文書作成とかかる時間の関係

よい文書つまりわかりやすい文書を書くには、それなりに時間がかかります。
忙しいときは、文書を書くのにそんなに時間をとれないよ！ということも多々あると思います。
たった１枚の文書をまとめるのに、１時間もかけられないときもあれば、５時間かける価値がある文書もあります。

このようなときは、トータルコストで判断しましょう。
つまり、文書作成に時間をかけるか、作成後のフォローに時間をかけるかです。

例えば、上司に提出する報告書をまとめるとします。

黙って渡して、はい終わりということにはなりません。
おそらく、提出時に口頭でも説明をすることになります。

口頭で補足説明をするのなら、「文書だけにすべての情報を盛り込まなくてもよい」ということになります。
報告書は、箇条書きでもよいわけです。
直接のコミュニケーションを求める上司ならなおさらです。

逆に、報告書の類は終業後に自宅に持ち帰ってまとめて読むことにしている上司の場合は、きちんとした、「すべての情報が盛り込まれている文書」を作る必要があります。
この場合は、口頭でのフォローができないので、たとえ時間がかかってもきちんとした文書にまとめる必要があります。

文書を作ること自体は最終目的ではありません。文書を作成する目的は情報を伝達するということです。

最終目的を考慮して、どこに時間をかけるかをよく考えて、文書作成に時間をかけるべきとなったら、どんなに忙しくても時間をかけて文書を作成します。
フォローに時間を取られるなら、文書作成にかける時間はできるだけ短くすべきです。
たとえヒマであっても！