現場で使えるビジネス文章術48++　－その５－
何をどう書けばよいのか分からないときの対処

文章を書き慣れている人もそうでない人も、書けない！というときはあります。
しかしビジネスでは「書けないから書きませんでした」は通りません。しかるべき期日までに書かなければなりません。
私にも書けないときがあります。しかし、私は次のような方法で、期日に間に合わせるべく文書を作成しています。

読み手と会話するつもりになって考える

文書には必ず読み手がいます。社内文書であれ、社外文書であれ、読み手は必ず存在します。
この読み手が、あなたの知っている人の場合は、その人と会話しているところを想像してみてください。
あなたが書こうとするテーマについて、会話しているところをシミュレーションするのです。

彼（読み手）が知りたいことはなんでしょうか？　彼は最初に知りたがることはなんでしょうか？
それが結論であり、最も重要な情報です。起承転結の起に当たる部分がこれになります。

その知りたいことをあなたは説明します。それを聞いた彼は補足説明を要求するでしょうか？　要求するとすれば何でしょうか？
それが結論に続く説明文です。起承転結の承に当たる部分がこれになります。

さて、あなたの持っている情報で、彼の興味を惹きそうな情報は何かありますか？　結論としたことを否定する・懸念する事例はありますか？　または別な切り口で同じ効果を出しているような類似例はありますか？
それが展開情報です。起承転結の転に当たる部分がこれになります。

ここまでであなたから彼（読み手）への情報提供は終わりです。
起承転結構成の文書の結には何を書けばよいのでしょうか？
それは、あなたの希望です。
あなたは読み手に対して、何を希望しますか？　行動を起こしてほしいのでしょうか？　逆に情報提供を求めるのでしょうか？　それとも説明した内容を理解してもらえばよいのでしょうか？
このことを末尾にしっかりと明記します。

このようなことをシミュレーションして、書けないときも、私は文書を作成していきます。