議事録には2つのタイプがある

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2024年11月22日（金）

2010年7月30日(金) 09:40 JST
投稿者:

野見山肇　
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現場で使えるビジネス文章術48++　－その12－
議事録には2つのタイプがある

ビジネス文書は型があります。その型にはめれば書きやすいし、読む側も何度も読んでいくうちにスタイルが頭に入り、次第に読みやすく感じるようになります。

そのビジネス文書のうち、最も多くの人が書くことになるのが、議事録です。
この議事録には、2種類あることを忘れないでください。

それは発言集と論点メモです。
読み手がどちらを必要としているかによって書き分けてください。

発言集は時系列にまとめるだけです。
出席者に配布することが多いでしょう。

下記は論点メモです。

会議の位置づけ：たとえ読み手が知っていても書きます。
会議の結論：結論が出なかった場合は、保留事項を。
その会議の前後関係：どういう状況でその会議が開催されたか。
今後の課題：その後どうなるのかの客観的推測です。

この論点メモは会議に出席しなかった人や上司に報告する場合によく利用されます。
どちらを求められているのか、よく考えて議事録を提出しましょう。