要点を押さえた文書の書き方

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2024年11月24日（日）

2010年9月10日(金) 17:19 JST
投稿者:

野見山肇　
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現場で使えるビジネス文章術48++　－その18－
要点を押さえた文書の書き方

｢わかりやすい文書とは、要点を押さえて整理して書くことがポイントです」といったことをこんこんと説明する人がいます。
その｢要点を押さえて整理する｣と言うだけで、要点を押さえて整理できるのなら、誰も苦労はしませんよね。

上手くまとめられないなと思ったら、まず｢一言で言うと」と自問してみましょう。
あなたが今書こうとしている文書を一言で言うと、どうなりますか？

｢一言で上手く言えない！」というときは、あなた自身がまだ書くべき文書の要旨をまとめきっていないのです。

ではどうすれば、その書くべき｢要旨｣を整理できるのでしょうか？
ここに1つの提案があります。
それは。

気の置けない人に、これから書こうとする文書を説明してみましょう。
まだ要点を押さえていないなら、彼（彼女）は的確に疑問点をついてくるでしょう。
何度かのやり取りを経由して、あなたと彼（彼女）は、あなたがこれから書こうとする文書の概略を共有できることでしょう。
そのときのやり取りを箇条書きにまとめると、それがそのまま、あなたが書こうとしている文書の要旨になるのです。